最近一直在用 Microsoft To Do 记录自己要做的事，但是用多了之后越发觉得不爽，于是有了这篇文章。
现状
目前我每天用 To Do 和公司内部 Jira 管理自己要做的事。
Microsoft To Do（微软待办）是一个典型的 Todo 列表软件：有一个完整的任务池可以随时添加任务，有多个任务列表，任务可以拆分为子任务/步骤（但不能进一步拆分），任务有完成状态、标签、星标、详情、截止时间、附件等常规属性。
比较创新的是 My Day / 我的一天功能：App 每天会从任务池中推荐一些用户可能想要完成的任务，用户可以选择添加进 My Day 中；每天开始时 My Day 列表都会被清空，没完成的任务回到任务池中，需要用户再次选择性地添加。推荐的任务一般是上一天的 My Day 列表中没完成的任务和最近添加到任务池中的任务。这样每天构建当日列表时既可以回顾上一天的完成情况，也可以规划今天要做的事。其他常见的 Todo 软件如滴答清单、Doit.im、Any.do 等都和微软待办大同小异。
Jira 已经是许多互联网公司的标配了，其主要的组成部分 Scrum 和 Kanban Board 都有对应的理论和实践体系，不再赘述。相比于 Todo 类软件，Jira 主要用于项目管理、产品开发、问题追踪，使用者往往是多人团队，有 Owner 进行任务分配、追踪和回顾。按照公司的组织架构对总体目标进行逐层拆解和细化，自然地分配到每一个人。
Jira 和 Todo 软件的区别是，Jira 作为项目管理工具，注重阶段成果（Milestone、Release），所以更重视时间的概念，比如 Sprint 的定期流转；个人 Todo 不强制，任务主要来自个人的长期目标和临时事件。
Scrum Board 的 Sprint 界面可以明确地看到自己本周的任务，其中 In Progress 的事是今天/立即要做的事。但是 Sprint 中的任务是提前制定的，无法顾及具体执行时的各种细节，所以可能需要在实践时自己对任务进行细化和记录，此时维护一个轻量的 Todo list 就可以很好地补充 Jira 工作流。
除了工作，生活中的事我也用 Todo 管理，想到什么都可以丢进去，必要时增加一些描述和期限，并借助 My Day 列表推进任务完成。以上就是我目前的任务管理工作流。
我的需求
时间久了发现微软待办的模型不符合我的各种需求，比如：
任务无法归档，只能删除
归档对应 Jira 里的 CLOSED 状态，即“这个任务暂时做不了/不需要做，目前不需要再关注了，丢在系统里日后再找回来”；而微软待办中的删除则是彻底丢了数据，所以没有一个“暂时不想看见某个任务”的操作。一个 workaround 是建立一个叫做已归档的 List，但还是不够优雅。
没有长期关注的任务
微软待办产品设计上强调今日而淡化长期目标。我理解设计者期望用户把目标拆分到任务的粒度再用 Todo 列表管理，但这也带来了额外的成本，比如需要把目标列在别的 list 甚至别的 app，每次规划 My Day 列表时手动从目标派生出任务。
Important 列表非常鸡肋
在产品设计聚焦于 My Day 列表后，用户大多数操作都只与 My Day 列表有关：每天早上从建议的任务中挑选任务构建列表，中途与 My Day 列表中的任务交互，晚上适当回顾。这导致 Important 列表虽然与 My Day 并列且交互便捷（任何任务都可以通过点击星标添加到 Important），但无法被用户关注。
那么为了理清我的需求到底是什么，先把我认为的“要做的事”分类，并决定分别如何管理。
提醒、备忘类
一般是生活琐事，如购买生活用品；或瞬时的任务，如会议前的提醒。这类活动我一般用微信/企业微信设定提醒，在适当的时候提醒并执行即可，不需要花费精力去关注。
今日任务
这是最重要的部分，每天需要反复检查。一般出现在任务管理 App 中最显眼的部分，期望当日完成。
计划
这是相较于今日任务而言更长期的任务，比如周、月、季度等，粒度较粗。虽然不会像今日任务那样每天频繁检查，但是需要被定期浏览，比如每天看一遍，保持关注，否则很难转化为实际行动。
这里举一个反例，自己曾经列了一份计算机专业课学习计划，包括每个 topic 对应的教材和名校课程 ID，并设为了手机锁屏壁纸，希望自己随时都能看到。但锁屏壁纸其实最容易被忽略，看到锁屏时往往是要立即解锁然后打开某个 App，而不会关注锁屏上的内容。最后这份清单在手机锁屏界面上躺了一年，并没有起到任何作用。
期望、目标
比计划更宽泛，一般是简单的短语，如“坚持健身”、“提升自己的技术”、“保持乐观”等，性质类似座右铭、格言等，需要时刻记着，常常想起，所以它反而比计划更需要被频繁看见。
想法
一些灵光一现但不成熟的点子，后面也许可以投入精力，但暂时只记下来。这些想法不需要作为“任务”被“管理“，可以记在 OneNote 之类的笔记软件里，和其他笔记一样定期整理。
通过上面的分类分析，最终决定把今日任务、计划以及期望放在任务管理软件中，确保足够的关注，驱动自己执行。
更适合我的方案
某一天突然想到，类似 Kanban 那样的分栏界面非常符合我的需求。但是，不同于 Kanban 用栏目标记状态，我打算用栏目区分性质，任务、计划和期望分别放在各自栏里。
任务分为今日任务和近期任务两栏，近期任务可以理解为明日任务，拆分粒度和今日任务一样，但不是今天做。今日任务应该放在左边，保证被最先看见；近期任务应该放在最不显眼的地方，比如最右边，因为它肯定会被做，所以不需要今天关注；每天早上把其中的任务拖到今日任务栏即可。
计划单独一栏，也可以把所有计划进一步按时间维度细分为周、月、季度和年度计划，但这样可能会挤占界面空间，毕竟我们希望确保近期计划和期望都能被显眼地看见。
期望和计划类似，单独一栏，时刻关注，甚至可以放在今日任务的左边一栏。
所以我们的界面应该长这个样子：
这里是以 Teambition 作为工具，但其实任意一个支持多栏布局和拖拽项目的 App 都适用，比如 Trello、Worktile 等。
如前所述，今日任务需要每天反复检查，每天把任务池中的部分任务拖入今日任务中。
对于计划和期望两栏，需要有一定的机制保证执行。对于计划，需要定期派生出任务并放入任务池或今日任务；对于期望，可以直接拖入今日任务栏，完成一定的量（锻炼半小时）后拖回期望一栏，从而可以长期关注并执行。
工具之外
当然，要想让这一套工作流生效，真正提高效率，更重要的还是在于人本身：是否能坚持对任务的关注和执行，是否能投入精力规划生活和工作，这些都是比工具更重要的事。就像代码一样，Lint、Sonar 等工具也许可以一定程度上保证代码的质量，但归根结底需要编写者本身重视代码设计、性能和风格。当然，要让每个人都对代码保持敬畏未免要求过高；Lint 工具什么的，有总比没有好。